Guide
Dès le premier salarié embauché, votre entreprise doit disposer d'un document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP). Une fois ce document rédigé, savoir où l'envoyer et à quel rythme n'est pas toujours évident : cet article vous indique à quel service le transmettre, par quel canal, et ce qui vous expose en cas d'oubli.
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À qui transmettre le DUERP ?
Votre DUERP part au service de prévention et de santé au travail (SPST) auquel votre entreprise adhère, et non à l'inspection du travail. Ce document doit lui être envoyé à chaque mise à jour, conformément aux dispositions du Code du travail, quelle que soit la taille de votre entreprise. Le SPST accompagne votre entreprise : il aide à évaluer les risques et à suivre la santé des salariés. Pour vérifier à quel service vous adhérez, reprenez vos documents d'adhésion ou contactez directement le service. Si vous n’avez pas encore de document, vous pouvez faire réaliser son DUERP grâce à notre rédaction de DUERP dans le Nord.
Quand faut-il transmettre chaque mise à jour ?
Chaque mise à jour se transmet au SPST, quelle que soit la taille de l'entreprise. Dès 11 salariés, le DUERP doit être mis à jour au moins une fois par an ; la loi ne fixe pas de délai d'envoi, donc transmettez-le dès la mise à jour effectuée, avec une date prouvable. En dehors de la mise à jour annuelle, trois situations imposent de reprendre le DUERP : une décision d'aménagement important qui modifie les conditions de travail, de santé ou de sécurité ; un changement d'outillage, l'arrivée d'un nouveau produit ou une nouvelle organisation du travail ; la réception d'une information nouvelle qui touche à l'évaluation d'un risque.
Par quel canal envoyer le DUERP à son service de santé ?
Le canal propre à chaque SPST
Le canal d'envoi n'est pas choisi par l'entreprise : il est fixé par le SPST auquel vous adhérez. Chaque service a ses consignes et son espace de contact ; avant d'envoyer votre DUERP, reprenez ses coordonnées et suivez exactement ses instructions, car un envoi par un autre canal peut ne pas parvenir au bon interlocuteur. Deux exemples illustrent cette variété : au PSTVL, le portail adhérent sert à transmettre des documents au service de santé, dont le DUERP ; chez APAS 17, on répond aux questions sur le DUERP dans « Informations diverses », puis on envoie le document au secrétariat médical. Dans les deux cas, le point de départ est le portail adhérent.
Le portail numérique national
Un portail numérique national devait recevoir les DUERP, avec des échéances prévues au 1er juillet 2023 pour les entreprises de 150 salariés et plus, puis au 1er juillet 2024 pour les autres. Ce portail n'est pas opérationnel en 2026 ; son absence ne dispense pas pour autant d'envoyer le document à votre SPST à chaque mise à jour, par le canal qu'il fixe.
Conserver le DUERP et le tenir à disposition
Quarante ans de conservation pour chaque version
Transmettre le document unique ne met pas fin à vos obligations. Chaque version successive du DUERP doit être conservée pendant au moins quarante ans à compter de son élaboration. Cette règle vise la traçabilité des expositions : un salarié peut développer une maladie professionnelle des années après avoir quitté l'entreprise, et les versions anciennes du document permettent de retrouver les risques auxquels il était exposé à l'époque.
Concrètement, ne remplacez jamais l'ancien fichier par le nouveau. Archivez chaque mise à jour avec sa date, sous une forme lisible dans la durée, et prévoyez qui reprendra cet archivage si l'entreprise change de dirigeant, de logiciel ou de locaux. Un DUERP stocké sur le seul ordinateur du gérant ne résiste pas à un départ ou à une panne. Une copie sauvegardée en dehors de l'entreprise, ou un outil numérique qui conserve l'historique, règle la question.
Qui peut consulter le document unique
Le DUERP n'est pas un document confidentiel réservé à la direction. Il doit être tenu à la disposition de plusieurs personnes et organismes, et les modalités d'accès doivent être affichées à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail, au même endroit que le règlement intérieur lorsqu'il en existe un.
Qui | Accès | Point de vigilance |
|---|---|---|
Salariés | Sur demande | Afficher les modalités d'accès dans les locaux |
Anciens salariés | Pour les versions en vigueur pendant leur présence | D'où l'intérêt d'archiver chaque version datée |
Membres du CSE | À tout moment | Leur remettre chaque mise à jour |
Médecin du travail et SPST | Transmission à chaque mise à jour | Conserver la preuve de l'envoi |
Inspection du travail et organismes de prévention | Sur demande, notamment lors d'un contrôle | Pouvoir présenter rapidement la dernière version |
Garder la preuve de chaque transmission
En cas de contrôle ou d'accident du travail, la question ne sera pas seulement de savoir si le DUERP existe, mais s'il était à jour et transmis. Quelques habitudes vous permettent de répondre sans chercher :
conservez l'accusé de réception ou la capture d'écran du dépôt sur le portail adhérent ;
notez dans un tableau la date de chaque mise à jour et celle de son envoi ;
rangez au même endroit les échanges avec votre service de santé au travail ;
vérifiez chaque année que les accès affichés dans les locaux sont toujours exacts.
La forme du document compte moins que sa lisibilité dans le temps. Un fichier dans un format propriétaire qui ne s’ouvrira plus dans dix ans pose problème, tout comme un classeur papier rangé dans un local humide. Privilégiez un format courant, comme le PDF, pour l’archivage des versions figées, et conservez à côté la version de travail que vous mettrez à jour. Ce double rangement évite de modifier par erreur une version déjà transmise à votre service de santé au travail.
Un document unique bien archivé, accessible et dont chaque envoi est tracé vous protège autant qu'il protège vos salariés, aujourd'hui comme dans vingt ans.
Se faire accompagner par Capi Consult Nord pour tenir votre DUERP à jour
Un accompagnement terrain dans le Nord
Capi Consult Nord se déplace dans les TPE et PME des Hauts-de-France pour évaluer les risques avec vous, poste par poste. Notre offre de DUERP clé en main vous livre un document daté, prêt à être transmis à votre service de santé au travail, et nos consultants assurent la mise à jour du DUERP lorsque votre activité évolue.
Archiver et suivre avec PRESCA
Pour ne plus perdre une version ni un envoi, le logiciel QHSE PRESCA conserve l'historique de vos documents uniques et le suivi de vos plans d'actions. Demandez une démonstration : votre archivage sera réglé pour les quarante prochaines années.
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